Integration of Artificial Intelligence and Electronic Document Management in Logistics: Comparative Analysis of Ukraine, Europe, and the USA

Abstract

The article examines the role and effectiveness of integrating artificial intelligence and electronic document management in logistics, with an emphasis on its strategic function of ensuring speed, reliability, and global connectivity in multimodal supply chains. The integration of artificial intelligence (AI) into electronic document management (EDM) systems represents a key stage in the digital transformation of logistics. Over the past five years, the logistics sector in Europe and the United States has shifted from traditional digital archiving toward intelligent automation and predictive data management. The study aims to examine the interaction between AI technologies and EDM solutions in logistics and to compare the technological, regulatory, and organizational approaches of Ukraine, the European Union, and the United States. The research applies a comparative and analytical methodology based on official EU and OECD reports, KPMG and ACCA industry analyses, and Ukrainian digitalization frameworks. The results demonstrate that in Europe, the integration of AI and EDM is strongly influenced by the EU Artificial Intelligence Act (Regulation 2024/1689), which establishes a risk-based approach to AI governance. In the United States, innovation is driven by private investment and sectoral standards, while Ukraine is still at an early stage of AI adoption, facing infrastructure and regulatory challenges. The findings confirm that AI enhances the efficiency, traceability, and compliance of logistics document flows, automates reporting and verification, and supports strategic decision-making. The article identifies the main barriers to implementation — technical barriers, regulatory barriers, and personnel and organizational barriers that lead to technological fragmentation, data interoperability issues, and skills shortages. Special attention is paid to comparing regulatory barriers to implementing AI-generated documents in Europe, the USA, and Ukraine, which provides an opportunity to adapt legislation not only to national requirements, but also to take into account the experience of best legislative practices. Proposes a conceptual model for harmonizing AI-based document management systems in logistics, forms an intelligent ecosystem of logistics data, in which electronic document flow acts not only as a tool for information exchange, but also as an active analytical resource for managing logistics processes. The results contribute to understanding how AI-driven EDM can improve transparency, sustainability, and competitiveness in global logistics chains.

Keywords

artificial intelligence; electronic document management; logistics; digital transformation; data management; AI regulation; logistics supply chains

Анотація

У статті розглядається роль та ефективність інтеграції штучного інтелекту та електронного документообігу в логістиці, з акцентом на його стратегічну функцію забезпечення швидкості, надійності та глобальної зв’язності в умовах мультимодальних ланцюгів постачання. Інтеграція технологій штучного інтелекту (ШІ) в електронні системи документообігу (ЕДМ) становить ключовий етап цифрової трансформації логістичної галузі. Протягом останніх п’яти років у Європі та США спостерігається перехід від традиційного електронного архівування до інтелектуальної автоматизації та предиктивного управління даними. Метою дослідження є визначення закономірностей взаємодії між технологіями ШІ та системами ЕДМ у логістиці, а також порівняння технологічних, регуляторних і організаційних підходів України, Європейського Союзу та Сполучених Штатів Америки. Методологічною основою дослідження є порівняльний і аналітичний підхід, що базується на офіційних звітах ЄС і ОЕСР, аналітиці компаній KPMG та ACCA, а також нормативних документах України у сфері цифровізації. Результати показують, що в ЄС інтеграція ШІ та ЕДМ відбувається в контексті впровадження Регламенту ЄС 2024/1689 «Акт про штучний інтелект», який установлює ризик-орієнтовану модель регулювання. У США розвиток відбувається під впливом приватних інвестицій та галузевих стандартів, тоді як Україна перебуває на початковій стадії імплементації таких рішень, стикаючись із технологічними та інфраструктурними бар’єрами. Доведено, що використання ШІ підвищує ефективність, прозорість і відповідність логістичних інформаційних (документних) потоків, автоматизує звітність і перевірку, сприяє ухваленню стратегічних рішень. У статті визначено основні перешкоди для впровадження — технічні бар’єри, регуляторні бар’єри, а також кадрові та організаційні бар’єри, що призводять до технологічної фрагментації, проблем сумісності даних та дефіциту кваліфікованих кадрів. Запропоновано концептуальну модель гармонізації систем ЕДМ на базі ШІ у логістичних процесах. Отримані результати сприяють формуванню розуміння ролі ШІ у підвищенні стійкості, прозорості та конкурентоспроможності глобальних логістичних ланцюгів.

Ключові слова

штучний інтелект; електронний документообіг; логістика; цифрова трансформація; управління даними; регулювання ШІ; логістичні ланцюги постачання

Back to Table of Contents No 33 (2025)

Pozniak O.V. PhD (Economics), Associate Professor, Associate Professor of Logistics department of State University «Kyiv Aviation Institute» (Ukraine)

• ORCID –   0000-0003-0701-9698
• Researcher ID –   S-7110-2018
• Scopus author id: –

Kharakhash N.M. IRS Certified Tax Preparer (AFSP), Chief Accountant, Business Manager, Taxflow Solutions LLC (Hollywood, FL, USA)

•  ORCID –
• Researcher ID –
• Scopus author id: –

Suvorova I.M. PhD in Economics, Associate Professor, Associate Professor of Department of Industrial Marketing of National Technical University of Ukraine “Igor Sikorsky Kyiv Polytechnic Institute (Ukraine)

• ORCID –   0009-0009-3271-6242
• Researcher ID –
• Scopus author id: –

1. ACCA. (2023). Technology, innovation and the future of accounting. URL: https://www.accaglobal.com/us/en/professional-insights/technology/digital-horizons.html
2. ACCA. (2024). Smart Alliance Report: Accounting Expertise Meets Machine Intelligence. URL: https://www.accaglobal.com/us/en/professional-insights/technology/digital-horizons.html
3. Brand, H. (2024). AI Assessments: Enhancing Confidence in the Use of AI. London: ACCA. URL: https://www.accaglobal.com/gb/en/professional-insights/technology/ai-assessments.html
4. Brand, H., & Van Onselen, A. (2021). Ethics for Sustainable AI Adoption: Connecting AI and ESG. ACCA. UR: https://www.accaglobal.com/content/dam/ACCA_Global/professional-insights/nv-ai-ethics/PI-AI-ETHICS.pdf
5. Cornell University (2025). Designing and Deploying AI Models for Sustainable Logistics Optimization: A Case Study on Eco-Efficient Supply Chains in the USA. URL: https://arxiv.org/abs/2503.14556
6. DHL Delivered (2025). AI in logistics: 5 trends you need to know about. URL: https://www.dhl.com/global-en/delivered/innovation/ai-trends-in-logistics.html.
7. Giovanna Culot, Matteo Podrecca (2025). AI in supply chain management: A systematic literature review of empirical studies and research directions. URL: https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0166361524000605
8. KPMG. (2024). AI in Finance: US Report. URL:https://kpmg.com/us/en/articles/2024/ai-in-finance-us-report.html
9. McKinsey&Company (2025). Digital logistics: Into the express lane? URL: https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/digital-logistics-into-the-express-lane
10. Oluwaseun Badmus, Shahab Anas Rajput, John Babatope Arogundade, Mosope Williams, 2024. AI-driven business analytics and decision making. World Journal of Advanced Research and Reviews, Issue. URL: https://wjarr.com/sites/default/files/WJARR-2024-3093.pdf.
11. Onuchak, V. (2024). Document Workflow Automation in the Enterprise: How Digital Services Solve Routine Tasks. URL:https://vchasno.ua/en/avtomatyzatsiia-dokumentoobihu/
12. SmartPoint DMS. (2025). Applications and Prospects of AI Technologies in Electronic Document Management. URL: https://dms.smart-it.com/en/blog-post/ai-document-management/
13. The Insight Partners. (2025). Europe Electronic Signature Software Market Size, Trends & Forecast (2025–2031). URL: https://www.theinsightpartners.com/reports/electronic-signature-software-market
14. Verkhovna Rada of Ukraine (2025). «On electronic documents and electronic document management». URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/en/851-15/ed20220105#Text
15. Verkhovna Rada of Ukraine (2025). «On Electronic Trust Services». URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19/ed20171005#Text